آشنایی با مشاغل اداری

از شاغلان اداری یک پشت میز نشینی و یک سیستم در جلوی این میز و ارائه خدمات و یا انجام وظایف در ذهن هاست و تصویر چنین شغلی گویی بسیار راحت و بی دردسر است و یک شغل مناسب و با برنامه است که خیلی ها در بیرون آن به این شغل حسادت میکنند.

 اما واقعیت این نیست این شغل مشکلات خاص خود را دارد که از جمله آنها می توان به عدم فعال بودن فیزیکی به اندازه کافی، انجام حرکات زیاد تکراری و یک محیط که هر روز باید در آنجا حاضر شوند را اشاره کنیم. از جمله تنش های این شاغلان باید به حجم کاری زیاد، داشتن سرعت بالا، روحیه پاسخگو بودن به مراجعه کنندگان و مافوق خود، در برخی موارد هم عدم رعایت حقوق افراد متناسب با فعالیتشان و عدم حمایت های لازم و تعارض های نا به هنجاری در بین همکاران و .... را بر می شماریم. در مورد نحوه کار شاغلان اداری نمی توانیم به طور جامع صحبت کنیم زیرا این شغل با توجه به سازمان ها و سیستم خای مختلف دارای تنوع و همچنین متغیر بودن زیادی است. در برخی سیستم ها شاغلان اداری وظیفه جمع آوری اطلاعات از هر نوعی گرفته تا نیروی انسانی، خریدها و ... در نوعی دیگر این افراد مسئولیت یک سری نامه نگاری ها و مجوز ها را بر عهده می گیرند و در سیستمی دیگر افراد و مجموعه آنان را ارزیابی می کنند و گزارشات لازم و مفید را ارئه می دهند. اما در هر سیستمی باید گفت مشاغل اداری از ارکان مهم هستند و در استخدام آنها حتماً باید موارد و ویژگی های شخصیتی مناسب در آنها برای این کار سنجیده شود. مدیریت زمان، مسئولیت پذیری برای یک وظیفه و پیگیری های لازم مسئولیت که به نحو احسن انجام شود، کاتب بودن و هم چنین درک مکتوبات وارده، پاسخگو بودن و هنر سخن وری داشتن، داشتن یک روحیه اجتماعی، شنیدن نیازهای مراجعه کنندگان و راهنمایی درست کردن از جمله مهارت هایی است که شاغلان اداری باید آنها را در خود بپرورانند. شناسایی و تأمین نیروی انسانی کلیه موارد مربوطه به استخدام و نحوه قراردادهای افراد، آگاهی داشتن به کلیه قوانین و مقررات و تحولات اسنادی، امین بودن و متعهد بودن، آگاهی با گردش کار، آگاه بودن به تشکیلات و نظام اداری سیستم مربوطه، تهیه آمار و گزارشات مربوط به پرسنل و هم چنین بررسی نیازهای نیروی انسانی در سیستم، توانایی در راهنمایی کردن پرسنل و دقت در ابلاغ دستورالعمل ها از جمله مواردی است که به عنوان وظایف کلی شاغلان اداری در هر سیستمی است. حقوق شاغلان اداری بستگی به سطح و فعالیت هایی دارد که در سازمان مربوطه انجام می دهند؛ ولی عموماً در ابتدا به صورت وزارت کاری است که به طور مستمر و پله پله بالا می رود.

مشاغل اداری چیست ؟

در گذشته انسان‌ها تمام امور اجتماعی و اموری را که در کنش با حکومت ها و با یکدیگر تعریف می‌نموده‌اند بصورت نامنظم و بدون رویه‌ی واحدی انجام می‌داده‌اند که نفس این موضوع موجب مشکلات، کاستی‌ها و خلل های جدی در روند امور روزمره و جاری می‌شده است.

بعدها و با پیشرفت هایی که انسان در زمینه‌های مختلف بدان‌ها دست یافت، به چاره‌اندیشی در مورد این مشکل نیز اقدام نمود. به واقع این پیشرفت‌ها همزمان شد با رشد علوم و فهم این نکته که نگاه علمی لازمه رشد در هر حیطه ای است. بدین ترتیب ساختارهایی تشکیل گردید تا فرایندهایی تحت عنوان کارهای اداری با روندی واحد و نظام‌مند و با سهولت نسبی صورت پذیرد.

این ساختارها تعریف گردید و به بخش‌های کوچکتری نیز تقسیم شده و شرح جامعی بر وظایف آن‌ها نگاشته شد. تا اینکه در محدوده‌ای به مانند یک کشور یک عمل اداری خاص که می‌تواند نوع خاصی از رابطه دولت با فرد و یا بالعکس باشد. بصورت یکسان انجام گردد و یک وحدت رویه در امور کلی اتفاق بیافتد که هم شهروندان مناسبات موجود را به راحتی درک نمایند و هم تا حدود زیادی جلوی برخوردهای سلیقه‌ای کارگزاران را بگیرد.

به بیان دقیق‌تر روندهای موجود در جوامع به نوعی با ایجاد ساختارهایی تحت عنوان ساختارهای اداری، کانالیزه شده و دولت‌ها می‌توانند این روندها را مدیریت نمایند. تصور دنیای پیرامون ما بدون روندهای اداری موجود که سامان‌بخش جوامع است به واقع غیرممکن می نماید.

عنوان های مختلف شغلی در زمینه مشاغل اداری

مدیر امور اداری

از منظر مناصب سازمانی مدیر امور اداری در دسته مناصب رده بالا محسوب می‌شوند. در واقع مدیر امور اداری مسئولیت ترسیم یک طرح‌واره یا به عبارت دیگر برنامه ریزی، راهبری و ایجاد روحیه مشترک کاری در یک محیط اداری و یا یک سازمان را دارد.

در برخی از سازمان ها و اداراتِ عریض و طویل  بخشی به نام امور اداری وجود دارد که به واقع مدیر امور اداری مسئولیت راهبری و نظارت بر این اداره را دارد و امور جاری از طریق کارگزاران و یا کارپردازان حاضر در بخش امور اداری صورت می‌گیرد.

اما در ادارات، نهادها و سازمان های کوچک مسئولیت مدیریت امور اداری به واقع با یک شخص است که او را مدیر امور اداری می نامیم و در این سلسه مراتب بوروکراتیکی وجود نداشته و این ساختار قائم به فرد است.

مدیر امور اداری با برنامه ریزی، راهبری و نظارت خود به واقع تلاش می کند تا نهاد و یا اداره تحت نظر وی به صورت مفید و مثمر‌ ثمر به سمت هدف های از پیش تعیین نیل کند.

مدیر و یا کارشناس روابط عمومی

یک کارشناس یا مدیر روابط عمومی به واقع ﻓﺮدی ﺳﺖ ﮐﻪ ذیل چارت سازمانی و تحت راهبری و نظارت مدیران ارشد نهاد یا سازمان فعالیت نموده و نیز ﺑﺎ استفاده از طرق ﻋﻠﻤﯽ، وﻇﯿﻔﻪ به وجود آوردن طرح‌واره ها و عملی ساختن آنها با بهره بردن ار سازوکارهای ﻣﺨﺘﻠفی چون؛ پژوهش و تحلیل پیرامون اﻓﮑﺎر ﻋﻤﻮﻣﯽ، طرح و اﺟﺮاي گفت‌و‌گوها و سمینارها، جمع آوری نوشته‌ و مطلب برای مجلات و انجام امور تبلیغی در این خصوص به منظور نیل به سمت هدف ها و دورنمای ترسیم شده توسط نهاد یا سازمان متبوع خود را برعهده دارد. تقریر مطالب جهت انتشار به عنوان اطلاعیه، نظارت و راهبری جلسات و برنامه‌های روابط عمومی هم از دیگر وظایفی است که در شرح وظایف مدیر روابط عمومی گنجانده شده است.

مدیر منابع انسانی

مدیر منابع انسانی فردی است که تخصص لازم جهت بهره بردن از نیروی انسانی را آن هم به صورت حداکثری  در راستای نیل به هدف های نهاد یا سازمان را دارد. وی همچنین بر تمامی پروسه های مصاحبه، بررسی های رزومه، جذب نیرو، استخدام، آموزش، استفاده و بکارگیری کارمندان نظارت داشته، در تعیین دکترین و برنامه‌های اصلی و اساسی به مدیران ارشد مشاوره بدهد و به واقع نقش میانجی را  بین کارمندان  و مدیران عالی رتبه نهاد یا شرکت برعهده گیرد.

به بیان دقیق تر مدیر منابع انسانی عنصری محوری و اصلی در مسیر سیاست‌گذاری های کلی یک نهاد بوده و در این مسیر همکاران و کارشناسانی را نیز در کنار خود دارد و وظیفه نظارت و هماهنگی میان آنها نیز برعهده این مدیر است.

مسئول دفتر

مسئول دفتر فردی است که به واسطه نهاد و یا شخصی به استخدام در‌می‌آید، تا وظایفی چون نظارت و تنظیم برنامه روزانه مسئول از قبیل تنظیم جلسه‌ها، نامه های اداری، تنظیم گزارش‌های دریافتی و بررسی گزارش های دریافتی از اتفاقات مختلف، تسلط نسبی به فضای سایبری و همچنین کار با کامپیوتر و اینترنت، تسلط نسبی به تایپ به زبان‌های فارسی و انگلیسی. در بعضی از نهادها وظایف  مسئول دفتر فراتر بوده  و علاوه بر انجام وظایف ذکر شده به مدیریت امور داخلی ، هماهنگی های موردنیاز با کارمندان و کارکنان   نیز پاسخ به مراجع کنندگان حضوری و درخواست کنندگان تلفنی نیز می پردازد.

کارشناس و یا مشاور حقوقی

با توجه به مسائل و موضوعات حادث در دنیای مدرن و پیچیدگی های روابط انسانی اعم از روابط افراد با یکدیگر و افراد با سازمان ها و مسائل مبتلابه سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی نیاز به افرادی که تسلط به قوانین و مقررات جاری داشته باشند، احساس می گردد. به همین دلیل مدیران نهادها و ارگان های دولتی و همچنین شرکت های خصوصی، یک یا چند مشاور یا کارشناس حقوقی را در کنار خود به خدمت می گیرند.

به واقع این مشاوران حقوقی  با تسلط کاملی که به قوانین و مسائل حقوقی دارند،  کلیه امور حقوقی سازمان ها یا شرکت ها را از جمله تهیه و تنظیم آیین نامه ها و دستورالعمل ها، انعقاد قراردادهای داخلی و خارجی، رسیدگی و پیگیری پرونده های حقوقی و دعاوی اداری و استخدامی، شرکت در جلسات دادرسی و دفاع از حقوق سازمان یا ارگان، ارائه مشاوره حقوقی به کارکنان در صورت لزوم، انجام امور حقوقی مربوط به مناقصه و غیره را برعهده دارند.

کارمند

کارمندان هم جزو این دسته بندی محسوب می‌شوند. در حال حاضر بیشترین تعداد شاغل در کشور در بخش اداری و اغلب هم کارمندان هستند در یادداشت دیگری به تقصیل در این خصوص بحث کرده‌ایم اما به اختصار باید بگوییم که مشاغل اداری در حال حاضر بیشتر به استخدام کارمندان می‌پردازد و این کارمندان‌ می‌توانند وظایف گوناگونی مانند اداره کردن بخشی از محیط کار در یک شرکت دولتی و یا موسسه خصوصی و غیره داشته باشند.
مشاغل اداری اغلب ساعت کار و زمان کار مشخصی دارند و این موضوع به عنوان یکی از مهم‌ترین مزایای مشاغل اداری مطرح است. اغلب شاغلان این حوزه روزانه کمتر از هشت ساعت به کار مشغول هستند و در تعطیلات رسمی هم سر کار نخواهند رفت حتی در بعضی از مشاغل اداری تابستان نیز بسیاری از امور تعلیق می‌شود.
البته مزایایی بیشتری را می‌توان اشاره کرد که اغلب برای شغل‌های رسمی وجود دارد. پاداش‌ها، ارتقا شغلی، جایگاه اجتماعی مطلوب و مزایایی دیگر همگی ترغیب کننده ورود به این شغل است. اما در نگاه بسیاری درآمد این کار بزرگترین نقطه ضعف آن است که جای نقد و بررسی دارد.

افراد علاقه‌مند به اشتغال در مشاغل اداری دارای مدارک تحصیلی در کدام رشته ها می باشند؟

بسته به اینکه در کدام یک از قسمت های مشاغل اداری مشغود بکار گردید نسبتا شرایط متفاوت خواهد اما می‌توان گفت رشته‌هایی چون؛ مدیریت دولتی، مدیریت بازرگانی، مدیریت منابع انسانی، حقوق و برخی از گرایش های آن و علوم ارتباطات اجتماعی. به واقع این‌ها رشته های هستند که بیشترین دانش‌آموختگان را در بین رشته های مختلف در مشاغل اداری به خود اختصاص داده اند.

اما باز هم می‌توان ادعا نمود که مشاغل اداری با تخصص‌های دیگری هم وجود دارد از همین رو نباید این مشاغل را محدود به رشته‌های فوق کنیم. از آن جا که اداره و مدیریت تا حدی واژگان مشخصی هستند می‌توان گفت که رشته‌های بالا بیشترین پذیرش را دارند اما همه ظرفیت‌ها متعلق به آن رشته‌ها نخواهد بود.

وضعیت اشتغال و بازارکار در مشاغل اداری

در حیطه مشاغل دولتی باید اذعان نمود که با شرایط خوبی مواجه نیستیم که بیش از پیش ناشی از سیاست های دولت در جهت چابک و کوچک‌سازی دولت بوده است. به واقع میزان استخدام های دولتی بشدت کاهش یافته و هر استخدامی نیاز به مجوز رسمی آن هم به نام شخص از سازمان برنامه و بودجه را دارد. همپای چابک سازی دولت بخش خصوصی با رشد بسیار بهتری مواجه شده است و از منظر استخدام متخصصان مشاغل اداری ظرفیت ها بسیار افزایش یافته است.

با این حال در سال‌های اخیر مشاغل جدیدی ایجاد شده‌اند که بر اساس ظرفیت‌هایشان اقدام به استخدام نیرو می‌کنند اما در مشاغل رسمی اداری نسبت به گذشته تا حدی می‌توان همان ادعا را متذکر شد که جذب کاهش یافته است.

میزان درآمد نیز در بخش دولتی تابع قوانین مطروحه ذیل قانون جامع مدیریت خدمات کشوری بوده و در بخش خصوصی نیز بسته به موقعیت شغلی و میزان ارزش سازمانی فرد به لحاظ کارآمدی و غیره متفاوت خواهد بود و در بازه‌ای میان حداقل دستمزد مصوب تا چند برابر آن برای مدیران را شامل می‌شود.

با این حال درآمد مشاغل اداری تا حدودی مشخص است. برای کارمندان کم سابقه تر می‌توان حقوق دو میلیونی را در نظر گرفت که در سطوح بالاتر به بیش از چهار میلیون تومان هم می‌رسد. اما این نکته را نباید از ذهن دور نگه داشت که بسیاری از مشاغل اداری بیشتر جنبه شخصی و یا مدیریتی دارند. در برخی مشاغل مانند مشاوران حقوقی درآمد هر فرد با توجه به میزان تلاش و تخصصی که دارد مشخص می‌شود و در مشاغلی مانند مدیر امور اداری هم ممکن است حقوق مدیران رده بالا به افراد تخصیص یابد از این رو باید از لحاظ دستمزد هم این مشاغل را از هم تفکیک کرد چرا که اختلاف زیادی بین درآمد یک کارمند و یک مدیر وجود دارد. با این حال درآمد کلی در این رشته‌ها و مشاغل را می‌توان متوسط ارزیابی کرد.