بررسی شغل کارشناس اداری

نوشته شده توسط

باجاب

بررسی شغل کارشناس اداری

کارشناس اداری مسئولیت بسیار مهمی در یک ارگان دولتی و یا خصوصی بر عهده دارد و باید توانایی برنامه ریزی و هدایت و هم چنین هماهنگی خدمات اداری را نیز داشته باشد. هم چنین احتمال دارد یک کارشناس اداری در یک سازمان کوچک مسئولیت همه وظایف اداری شرکت را بر عهده داشته باشد. برای آشنایی کامل با وظایف و مهارت های لازم شغل کارشناس اداری تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.

کارشناس امور اداری کیست؟

 کارمند امور اداری مسئولیت هماهنگی و برنامه ریزی خدمات و فعالیت های یک سازمان را بر عهده دارد تا سازمان بتواند به صورت منظم فعالیت داشته باشد. کارشناس اداری معمولا زیر نظر مدیریت سازمان به بررسی خدمات سازمان و در نهایت برنامه ریزی برای انجام مسئولیت های لازم مربوط به امور اداری می پردازد و یا امور استخدامی که در حیطه فعالیت های سازمان است را مورد بررسی قرار می دهد. اغلب یک کارشناس اداری در یک مجموعه اداری کوچک تمام مسئولیت های مربوط به سازمان را بر عهده می گیرد ولی در ارگان های بزرگ تر فقط مسئولیت بخش امور اداری را بر عهده دارد. هم چنین مسئول رعایت کردن استانداردها در کلیه قراردادهای مربوط به سازمان است. در عین حال باید تمام الگوهای مصرف انرژی و درست کار کردن تمام تجهیزات اداری را کنترل کند و بهتر است برای خرید تجهیزات اداری سازمان از وسایلی تهیه شود که مصرف انرژی پایین تری را داشته باشد. هر چقدر کارشناس در وظایف خود دقت لازم را داشته باشد و تجهیزاتی که مورد نیاز کارکنان است را تهیه نماید در بالا بردن میزان بهره روی و رضایت کارکنان تاثیر بیشتری می گذارد.

استخدام کارشناس اداری

برای مشاهده تمام آگهی های این بخش روی عکس زیر کلیک کنید.

استخدام کارشناس اداری

مهارت های لازم برای کسب شغل

برای اینکه هر فردی بتواند در این موقعیت شغلی موفق باشد و از عهده مسئولیت های کاری خود برآید باید دارای پنج مهارت مهم زیر باشد:

  • داشتن ارتباطات قوی: توانایی برقراری ارتباط با سایر افراد شرکت از جمله مهارت های اصلی است که یک کارشناس اداری باید داشته باشد. زیرا وی برای انجام فعالیت های کاری خود لازم است با سایر افراد شرکت به خوبی ارتباط برقرار نماید و هم چنین در زمان انجام مصاحبه و پرزنتیشن های کاری باید بتواند به خوبی با سایر افراد ارتباط برقرار نماید.
  • مهارت حل اختلافات کاری: کارشناس اداری باید بتواند مشکلات کاری که ما بین نیروهای انسانی در سایر واحدهای کاری پیش می آید را حل نماید. برای اجرای این کار باید توانایی مذاکره کردن با سایر افراد را داشته باشد. برای انجام این کار باید حرف های دو طرف را به خوبی گوش دهد و به صورت دقیق مشکل را حل نماید.
  • توانایی تصمیم گیری: کارشناس بخش اداری نقش اصلی در تصمیم گیری های کار اداری را بر عهده دارد. از جمله تصمیم گیری هایی که باید انجام دهد در ارتباط با استخدام نیرو برای واحد های مختلف تا حل اختلافات بین کارمندان شرکت از جمله وظایفی است که یک کارمند اداری بر عهده دارد. پس لازمه کاری یک کارشناس اداری داشتن تفکر انتقادی است تا بتواند با بررسی درست مساله، تصمیم گیری بهتری در این زمینه داشته باشد.
  • اصول اخلاقی: از آن جایی که یک کارشناس اداری دسترسی به اطلاعات گسترده ای از سازمان دارد، باید از جمله افراد رازدار شرکت باشد و در مکان و زمان مناسب از اطلاعات شرکت استفاده نماید. از دیگر وظایفی که کارشناس اداری بر عهده دارد این است که رعایت قوانین را از طرف کارکنان شرکت بررسی نماید.
  • نظم و انسجام کار: از دیگر مهارت هایی که یک کارشناس اداری باید داشته باشد نظم و ترتیب بخشیدن به اسناد شرکت است. برای این کار نیز باید به صورت پیوسته اطلاعات مربوط به شرکت را به صورت منظم نگهداری نماید تا همیشه در دسترس باشد. در عین حال نیز باید در طول هفته جلسات زیادی با مدیران و کارکنان و هم چنین کارجویان دشته باشد تا بتواند برنامه هفتگی منظم و دقیقی را برنامه ریزی نماید.

وسایل مورد نیاز شغل

کارشناس اداری برای انجام وظایف کاری خود نیاز به یک سری ابزار و وسایل دارد تا بتواند مسئولیت های خود را به صورت کامل انجام دهد. این وسایل عبارتند از: فرم های اداری مخصوص کارهای اداری سازمان، لوازم التحریر مورد نیاز، فرم های مخصوص گزارش های اداری، نسخه دستورالعمل ها و ضوابط اداری، کتاب مخصوص ضوابط انتخاب و گزینش های نیروی انسانی. همه این وسایل برای انجام امور اداری یک شرکت و یا سازمان ضروری است.

 

ویژگی های شخصیتی لازم برای موفقیت

هر فردی که علاقه دارد در این حرفه مشغول به فعالیت شود باید یک سری ویژگی های شخصیتی را داشته باشد تا بتواند به آسانی از عهده مسئولیت های شغلی برآید. از جمله این ویژگی ها داشتن روحیه جمعی بالایی است تا بتواند ارتباط خوبی با سایر کارکنان برقرار نماید و مسئولیت های خود را به خوبی انجام دهد. هر فردی که در یک اداره فعالیت می کند هیچ وقت نمی تواند کار خود را به صورت انفرادی انجام دهد و باید همیشه کارهای خود را به صورت همکاری با سایر افراد سازمان انجام دهد. از دیگر ویژگی های شخصیتی ضروری برای این شغل داشتن دقت و تمرکز لازم برای انجام دادن کار است و با داشتن دقت لازم در تجزیه و تحلیل قوانین استخدامی و هم چنین شیوه های اجرایی اداری می تواند به صورت کامل از عهده مسئولیت های کاری خود برآید. داشتن چشمان دقیق و علاقه در انجام کار و هم چنین داشتن اعتماد به نفس از دیگر موارد ضروری برای انجام دادن مسئولیت های کاری است. علاوه بر این موارد بهتر است از یادداشت برداری برای دقت در انجام کار استفاده نمود.

 وضعیت بازار کار و شرایط لازم برای ورود به شغل

برای اینکه هر فردی وارد شغل کارشناس اداری شود باید یک سری از شرایط را داشته باشد که شامل این موارد است: داشتن مدرک لیسانس، فوق لیسانس و یا دکترا در رشته های امور اداری و مدیریت با گرایش دولتی، مهندسی صنایع، علوم اقتصاد، برنامه ریزی آموزشی. در صورتی که فرد در هر یک از این رشته های تحصیلی دارای مدرک باشد می تواند با شرکت در آزمون های استخدامی مشغول به فعالیت شود. از جمله سازمان ها و ارگان هایی که متقاضیان شغل کارشناس اداری می توانند مشغول به فعالیت شوند شامل این موارد است: اکثر وزارت خانه ها و موسسات اداری، شرکت های دولتی و خصوصی و کلیه سازمان های اداری.

وظایف شغل کارشناس اداری

کارشناس اداری در هر ارگان و یا سازمان که مشغول به فعالیت است موظف است این وظایف را به خوبی انجام دهد:

  • گردآوری نیازهای کارمندان سازمان و بررسی راه های تامین آنها
  • برقرار کردن اصول مربوط به برقراری ارتباط با سایر واحدهای سازمان
  • شناخت شغل های مورد نیاز سازمان
  • توانایی اجرا نمودن مراحل استخدام مشاغل مورد نیاز برای سازمان
  • دارای توانایی تامین نیروهای مورد نیاز برای شرکت
  • مهارت شناخت اصول مربوط به مصاحبه و آزمون های استخدامی
  • شناسایی اصول و قوانین مربوط به انتخاب و استخدام نیروی انسانی بر مبنای قوانین جاری شرکت
  • بررسی و شناخت اصول مطالعاتی و اجرایی ضوابط شرکت
  • شناخت روش های تجزیه و تحلیل محاسبات اداری لازم برای بدست آوردن حقوق پرسنلی
  • شناخت راه های نظارت بر نگهداری دقیق و منظم اسناد اداری
  • مطالعه و بررسی اصول استخدام و هم چنین روش های اجرا نمودن کارهای اداری
  • بررسی اصول و مقررات بخش اداری در ارتباط با حقوق کارمندان
  • بررسی و شناخت قوانین مربوط به گردش کار در سیستم های جاری شرکت
  • توانایی شناخت و تجزیه و تحلیل منابع انسانی سازمان و تامین اسناد لازم برای کار شرکت
  • تامین آمار و گزارش های مورد نیاز منابع انسانی بر مبنای گزارش های ارسالی و هم چنین اسناد مربوطه
  • انجام مطالعات مورد نیاز برای تشکیل کلاس های آموزشی و هم چنین تقسیم بندی مشاغل و در عین حال تهیه پیشنهادات مورد نیاز برای ارائه به مدیریت سازمان
  • تهیه لیست اهداف و وظایف و هم چنین سمت های سازمانی مورد نیاز وزارت خانه ها و هم چنین سازمان های مربوطه و در نهایت پیشنهاد به مدیریت سازمان برای تائید
  • تهیه لیست وظایف پست های سازمانی با همکاری کارکنان بخش مربوطه
  • انجام فعالیت های لازم در ارتباط با طبقه بندی مشاغل دولت و هم چنین سازمان های متبوع با همکاری واحدهای کارگزینی
  • هماهنگی های لازم در ارتباط با فعالیت واحدهای فعال با برنامه ها و هم چنین هدف های مورد نظر
  • همکاری نمودن با کارشناسان سازمان مدیریت و هم چنین برنامه ریزی کشور در تنظیم قوانین و بخش نامه های مورد نیاز دستگاه اجرایی
  • شناخت قوانین به روز شیوه های نظارت برای حفظ و نگهداری سندهای اداری و قوانین مربوط به تحویل سندهای اداری
  • نظارت بر بودجه قراردادها و موجودی تجهیزات و ابزارآلات مورد نیاز شرکت
  • نظارت بر وظایف پرسنل ها مانند امور مربوط به استخدام و امور مربوط به داخل سازمان از جمله ترفیع و جابه جایی و پاداش و تنبیه و مرخصی، سنجیدن وظایف مربوط به بخش بیمه و وام

مطالب پایانی

با توجه به مطالبی که در این مقاله عنوان شد متوجه شدید که شغل کارشناس اداری در هر سازمان و ارگانی دارای وظایف بسیار گسترده ای است و باید تمامی امور مربوط به استخدامی، اخراج و بازنشستگی و سایر موارد مربوط به کارکنان شرکت را انجام دهد. پس این شغل علاوه بر مهارت ها و توانایی های لازم، نیاز به صبر و تحمل بیشتری دارد. امیدواریم با مطالعه مطالب این مقاله با شرایط کاری این شغل آشنا شده باشید و در انتخاب آینده شغلی تان تاثیرگذار باشد.

نظری برای این مقاله ثبت نشده است

اخبار استخدامی