آشنایی با شغل مدیر امور اداری

با پیشرفت جوامع بشری و مدرن و پیچیده شدن پروسه های اداره جوامع، انسان خلا وجودی علمی را احساس کرد که به کمک آن افرادی را تربیت نمایند که تمام مسئولیت های برنامه ریزی، راهبری و نظارت بر انجام و به ثمر رسیدن پروسه های مختلف را دنبال نماید.

به واقع از سر این احساس نیاز بود که دانش مدیریت سر برآورد تا در خدمت انجام امور بروکراتیک در جوامع مختلف باشد. در واقع یک مدیر تمام فرآیندهای انسانی و غیرانسانی پروژه ها و پروسه ها را ابتدا به ساکن برنامه ریزی می‌نماید، بیان دیگر طرح واره ای کلی از پروسه و یا پروژه در ذهن خود ساخته و سعی در منطقی کردن آن می‌نماید. در مرحله بعدی او نیاز دارد تا محاسباتی را صورت بدهد که پروسه یا پروژه مذکور چه تعداد نیروی انسانی و وسایل مادی نیاز دارد.

در مرحله بعدی او می بایست بر اساس طرح‌ واره کلی که در ذهن دارد و محاسبات عددی و غیرعددی که انجام داده است، فرآیند را راهبری نماید. گام نهایی رسیدن به هدف تعیین شده در طرح ‌واره است که یک مدیر توانمند با رصد‌های مداوم خود میزان حرکت و نیل به سمت هدف را در لحظه بررسی می نماید. در مرحله بعد نیز وی به ارزشیابی نقاط قوت و ضعف چه در بحث راهبرد و چه در بحث عمل می نماید.

حال اگر بخواهیم سطوح بالا را در نکاتی و طی چند سطر جمع بندی نماییم با تصریح نماییم که، دانش مدیریت به واقع نظم دهنده به سیستم های بروکراتیک است و هر چه نظام علمی یک کشور بتواند مدیران توانمندتری در حوزه های مختلف تربیت نماید قطع به یقین در جهت رشد و پیشرفت گام خواهد برداشت.

در این یادداشت علاوه بر معرفی شغل مدیر امور اداری به بررسی وظایفی که مدیران این حوزه باید انجام دهند و همچنین توانمندی‌های یک مدیر موفق و بازار کار و وضعیت استخدامی در این رشته خواهیم پرداخت.

معرفی شغل مدیر امور اداری

به واقع مدیر امور اداری مسئولیت ترسیم یک طرح ‌واره یا به عبارت دیگر برنامه ریزی، راهبری و ایجاد روحیه مشترک کاری در یک محیط اداری و یا یک سازمان را دارد. در برخی از سازمان ها و اداراتِ عریض و طویل  بخشی به نام امور اداری وجود دارد که به واقع مدیر امور اداری مسئولیت راهبری و نظارت بر این اداره را دارد و امور جاری از طریق کارگزاران و یا کارپردازان حاصر در بخش امور اداری صورت می‌گیرد.

اما در ادارات، نهادها و سازمان های کوچک مسئولیت مدیریت امور اداری به واقع با یک شخص است که او را مدیر امور اداری می نامیم و در این سلسه مراتب بوروکراتیکی وجود نداشته و این ساختار قائم به فرد است.

مدیر امور اداری با برنامه ریزی، راهبری و نظارت خود به واقع تلاش می کند تا نهاد و یا اداره تحت نظر وی به صورت مفید و مثمر‌ ثمر به سمت هدف های از پیش تعیین نیل کند. وظایف مدیر امور اداری طیف گسترده ای از کارها را شامل می‌شود. در حقیقیت مدیر امور اداری از یکسو می بایست با نظارت و راهبری خود، بررسی نماید که آیا تمام پروتکل های سازمانی توسط سایرین رعایت می شود یا خیر. به طور مثال آیا استانداردهای داخلی و بین المللی که تعریف شده است محقق می شود یا خیر.

از دیگر سو وی باید با نظارت های خود کیفیت پروسه ها و پروژه های در حال انجام را سنجیده و پس از اتمام فرآیندها نسبت به ارزیابی این فرآیند‌‌ها اقدام نمایند. مدیر امور اداری وظایف متعدد و گاه نامتجانسی را برعهده دارد.

آن بخش از وظایف مدیر امور اداری که در ارتباط تنگاتنگ با کارکنان تعریف می شود عبارتند از : انجام کارهای مربوط به جذب نیروهای جدید، مسائل جاری درون اداره همانند؛ تغییرات، جابجایی ها و غیره.

همچنین انجام تمامی پروتکل های موجود در سازمان، بخشنامه های مربوط به جذب نیروها و همچنین ارزیابی بازدهی و عملکردهای موجود در روندها.

علاوه بر این در برخی از نهادها و سازمان های بزرگ مدیر امور اداری مسئولیت های خطیر دیگری نیز بر عهده دارد. که از آن قبیل می توان به مسئول نظارت بر روند انجام مزایده ها و همچنین نظارت بر انبار و بحث تامین کالا و خدمات و برگزاری کلاس ها سمینارها و بحث های آموزشی و پژوهشی سازمان است. حال بهتر است در بخش بعدی به وظایف عمومی مدیر امور عمومی به صورت دسته بندی شده اشاره نماییم.

وظایف کلی مدیر امور اداری

• مسئولیت راهبری و سرکشی به تمام فرآیندها و افراد شاغل در قسمت اداری. همانطور که از نام این شغل هم پیداست وظیفه اصلی مدیر امور اداری باید نظارت بر روند اداری و افرادی که در اداره مشغول به کار هستند باشد.
• مسئولیت نظارت بر امور جاری چون بودجه های جاری، بودجه های خاص .از وظایف حاشیه‌ای تر مدیر امور اداری است اما چون بودجه و تامین مالی نقش اساسی در اداره یک مجموعه دارد، مدیر امور اداری هم نقش مهمی در این کار دارد.
• مسئولیت بازرسی بر نحوه هزینه کرد بودجه ها در امور اداری.

• مسئولیت نظارت بر اموری چون استعداد سازمان و یا نهاد از نظر ادوات و ماشین ها. این وظیفه جهت برنامه ریزی برای استفاده بهتر از پتانسیل‌ها و امکانات اداره اهمیت دارد.
• مسئولیت مدیریت اموری چون؛ جذب نیروها، تعدیل و یا ترفیع نیروها بر اساس نمراتی که در ارزشیابی سالانه کسب می نمایند.
• مسئولیت بررسی درخواست های کارکنانی که خواهان جابجایی به بخشی دیگر و یا انتقال به بخش، منطقه و یا استان های دیگر هستند.

توانمندی های مورد نیاز برای انجام وظایف مدیریت در امور عمومی

• توان مدیریت و کنترل فضای اداری که قاعدتا شامل تعدادی پرسنل است.
• توانایی انجام امورات تیمی و گروهی.
• توانایی حفظ تمرکز ذهنی برای انجام کارهایی که گاه ممکن این زمان زیادی را صرف خود نماید.
• توانایی هایی در زمینه کنترل ذهن و روان خود در مواجه با افرادی که به لحاظ سلسله مراتب اداری در جایگاه پایین تری قرار می گیرند.
• بهره نسبتا خوب از مقوله ای تحت عنوان هوش مالی، زیرا مدیریت کلی بسیاری از بودجه ها برعهده مدیر امور اداری است.
• توانایی بالا در زمینه سخن و انتقال حس یکپارچگی به همه کارکنانی که در بخش امور اداری با وی همکاری مداوم دارند.
• اختصاص زمان کافی در وقت مقتضی جهت گوش سپردن به صحبت ها و مسائل مورد توجه کارکنان همکار در بخش امور اداری و سایر بخش ها.
• فن بیان قوی جهت برقراری ارتباط با سایر اعضای سازمان و همچنین طرح مشکلات حوزه اداری در جلسات مختلف
• توانایی تهیه گزارشات مختلف در خصوص راندمان کاری و ارائه خوسته‌های سازمان به مدیران ارشد

وضعیت شغلی و بازار کار رشته مدیر امور اداری

از منظر وضعیت اشتغال، مدیر امور اداری باید ابتدا به ساکن این نکته را مشخص نماییم که آیا فرد علاقه‌مند به فعالیت در بخش دولتی و یا خصوصی است. اگر فردی علاقه‌مند به حضور در حیطه های شغلی دولتی باشد قاعدتا باید گفت که اکثر قریب به اتفاق ادارات، نهادها و سازمان های دولتی موقعیت شغلی ای تحت عنوان مدیر امور اداری را در خود دارند و از این منظر فضای خوبی جهت اشتغال در این بخش فراهم است.

افراد می‌توانند در شرکت ها و ادارات مختلفی که ذیل مدیریت و یا نظرات وزارتخانه های مختلف اداراه می‌شوند مشغول بکار شده و حتی موقعیت شغلی و معاونت تحت نظارت خود را گسترش دهند.

حال اگر به دلیل محدودیت هایی که در بخش دولتی حاکم است فرد تصمیم بگیرد در بخش خصوصی فعالیت نماید باز هم فضای کاری برای وی فراهم است اما با این تفاوت که تنها شرکت ها و سازمان غیر دولتی متوسط و بزرگ دارای این بخش بوده و شرکت های کوچک اغلب فاقد همچین جایگاه شغلی هستند.

اگر بخواهیم راجع به میزان درآمد این موقعیت شغلی نیز اظهار نظر نماییم باید بگوییم که طبق برآوردهای به عمل آمده، مدیر امور اداری در بخش دولتی طبق قانون جامع مدیریت خدمات کشوری دریافتی خواهد داشت اما از آنجا که ذیل مدیریت آن ارگان یا نهاد تعریف می‌شود قاعدتا از مزایای مادی بیشتری برخوردار خواهد شد.

در سازمان ها و شرکت های غیر‌دولتی و یا خصوصی نیز میزان درآمد اصولا به میزان بهره وری، تجربه، کارآمدی و دیگر آیتم ها بستگی دارد اما می توان عنوان نمود که پرداختی هایی در بازه حداقل دستمزد تعیین شده تا چندین برابر حداقل دستمزد انجام می شود. در شرکت‌های کوچک معمولا استخدام صورت نمی‌گیرد اما در صورت اشتغال افراد هم حقوقی کمتر از دو میلیون تومان به مدیر امور اداری تعلق خواهد گرفت اما در شرکت‌ها و ادارت بزرگ این حقوق به بیش از پنج میلیون تومان هم می‌رسد

شاید بد نباشد اشاره‌ای در خصوص جایگاه این شغل در خارج از کشور هم داشته باشیم. معمولا مجموعه‌های کاری در کشور‌های پیشرفته به هیچ وجه شکل ساده‌ای ندارند و یا یک سیستم پیشرفته و پیچیده کار می‌کنند به همین دلیل هم نیاز آن‌ها به مدیر امور اداری بسیار بیشتر است.

درآمد مدیران امور اداری در بعضی از کشور‌های اروپایی مانند آلمان و ایتالیا بیش از پنج برابر متوسط درآمد مدیران در ایران است. البته از نظر شغلی نیز مدیران امور مالی کار بسیار سختی برای ورود به شغل مورد نظر خود دارند اما بعد از ورود مانند یک مدیر ارشد حقوق دریافت می‌کنند.