آشنایی با شغل مدیر خرید و تدارکات

همه شرکت‌ها و موسسات و حتی کارخانه‌ها در حال حاضر تلاش می‌کنند تا بهترین برنامه ریزی را در جهت خرید وسایل مورد نیاز خود کنند. مدیر خرید و تدارکات در واقع با بررسی نیاز‌های هر شرکت و همچنین بررسی بازار و مقایسه قیمت‌ها با یکدیگر بهترین انتخاب را در خرید محصولات انجام می‌دهد.

خرید محصولات در هر شرکت به منزله بهترین انتخاب آن‌ها در تعیین هزینه‌ها به حساب می‌آید. هر شرکتی با نوع خریدی که انجام می‌دهد مشخص می کند که چه نوع هزینه‌هایی باید صورت گیرد. در برخی مواقع با انتخاب‌های نادرست ممکن است هزینه‌های یک شرکت بسیار بالا رود و همچنین بر نوع کیفیت محصولات هم تاثیر زیادی خواهد گذاشت به همین دلیل بسیاری از شرکت‌ها برای صرفه جویی در هزینه‌ها و وقت شرکت اقدام به استخدام مدیر فروش و تدارکات می‌کند.
در این یادداشت برآنیم تا مسائل مختلف را که در خصوص مدیر خرید و تدارکات وجود دارد بررسی نماییم. عمده مسائلی که در این یادداشت به آن خواهیم پرداخت مواردی است که به صورت مشخص به مدیر خرید و تدارکات بر می‌گردد و در خصوص وظایف و مهارت‌های ایشان است.
 

وظایف مدیر خرید و تدارکات

- اطلاع از نوع نیاز‌های هر شرکت
- برآورد میزان هزینه‌ها برای خرید کالا
- انتخاب بهترین کالا از نظر کیفیت و قیمت
- شناسایی بهترین فروشندگان
- خرید به موقع نیاز‌های یک مجموعه
- ایجاد شفافیت در فرآیند خرید
کارشناس یا مدیر خرید و تدارکات در مرحله اول موظف است تا نوع نیاز‌های هر شرکت را مشخص کند البته این اقلام معمولا از سوی مدیران به مسئول خرید و تدارکات داده می‌شود اما در یک حالت پیشرفته مدیر خرید و تدارکات موظف است تا به صورت مشخص لیستی کامل از نیاز‌ها را مشخص نماید.
همواره برای تامین وسایل مورد نیاز باید پیش بینی بودجه صورت بگیرید به همین دلیل نیز مدیر خرید و تدارکات باید تلاش کند تا قیمتی مشخص را برای کالا‌های مورد نیاز اعلام کند که شرکت و کارخانه‌ها از پیش بتوانند برای این موضوع برنامه ریزی کنند. از آن جا که ممکن است این برنامه ریزی بلند مدت هم باشد این موضوع اهمیتی دو چندان در ار مدیریت دارد.
برای مثال یک شرکت معماری و ساخت و ساز را در نظر بگیرید که قصد دارد پروژه ای را در موعد مقرری تحویل دهد. این پروژه نیاز به خرید وسایل و تجهیزات دارد. مدیر خرید و تدارکات در این پروژه چند کارویژه اساسی دارد. اول آن که نیروی کار لازم را برای ساخت و ساز فراهم کند. مشخص کردن تعداد نیروی انسانی معمولا با اجماع مدیران و متخصصان صورت می‌گیرد اما امر استخدام و تامین نیرو همچنین نقل و انتقال و یا اسکان آن‌ها بر عهده مدیر تدارکات است. در قسمت بعدی مدیر تدارکات باید ابزار‌ها و وسایل‌های مورد نیاز را تامین کند. این ابزار‌ها ممکن است سرمایه‌ای باشند و شرکت بخشی از آن‌ها را در اختیار داشته باشد. برای مثال شرکت ممکن است چند بالابر در اختیار داشته باشد بنابراین این مدیر تدارکات است که باید مشخص کند این ابزار‌ها کافی هستند و یا نیاز به تعمیر و تامین وجود دارد. اما یکی از مهم‌ترین بخش‌های کار مدیر خرید و تدارکات در خرید وسایل روزمره در این شرکت‌هاست برای مثال باید میزان سیمان و گچ مورد استفاده را تامین نماید.
این مثال را از آن روی آوردیم که با ابعاد مختلف این کار بیشتر آشنا شوید. اما یک امر و مسئله این کار را به یک شغل تخصصی تبدیل کرده است. و آن انتخاب بهترین‌هاست. در نگاه اول ممکن است بگویم یک کارگر ساده هم توانایی انجام خرید وسایل مورد نیاز را دارد اما دو چیز ما را از این فکر پشیمان خواهد کرد اول وسعت کار‌ها می‌باشد که برای مثال در مورد بالا آوردیم و نیاز به یک متخصص خرید دارد و دیگری انتخاب بهترین گزینه است.
معمولا بسیاری از شرکت‌ها نیز به دلیل آشنایی مدیر خرید و تدارکات با بازار اجناس اقدام به استخدام آن‌ها می‌کنند. به عبارت بهتر چون آن‌ها توانایی شناسایی بهترین اقلام و بهترین قیمت را دارند به این شغل منصوب شده‌اند.
اما کارشناس چگونه بهترین بازار و قیمت را باید انتخاب کند؟ سایت‌های زیادی وجود دارند که روزانه قیمت هر جنس را مشخص می‌کنند و می‌توانند یک برآورد نسبی را در اختیار مدیران قرار دهند اما هنگامی که اجناس به صورت مداوم و به تعداد بالا خریداری ‌می‌شود معمولا تخفیف‌های بیشتری به خریداران داده می‌شود. مدیر  خرید و تدارکات معمولا با گفتگو با مدیر فروش هر مجموعه توافقی بر سر قیمت‌ها می‌کنند.
اما شاید این موضوع هم کمی ساده بنظر برسد و نیازی به استخدام مدیر خرید و تدارکات ایجاد نکند. اما دقت داشته باشید که بسیاری از مجموعه‌ها مواد خام خود را از خارج از کشور وارد می‌کنند. برای مثال یک شرکت تولید لوازم خانگی را در نظر بگیرید که بسیاری از لوازم خود را از جنوب شرقی آسیا وارد می‌کنند. در این صورت نمی‌توان به راحتی با تامین کننده وارد مذاکره شد و در خصوص قرارداد تامین کالا و خدمات صحبت کرد. در چنین مواردی کارشناس خرید و تدارکات بهترین گزینه برای انجام امور به حساب می‌آید.
نکته دیگر خرید به موقع کالاست. مجموعه‌های مختلف مانند تولیدی‌ها و یا شرکت ها کارشان وابسته به کالا‌هاییست که خریداری می‌کنند و در صورت فقدان این کالا‌ها آن‌ها توانایی ادامه کار ندارند. بنابراین خرید به موقع کالا یک ضرورت به حساب می‌آید. مدیر خرید و تدارکات موظف است تا کالا‌های هر شرکت را به موجب تعهدی که دارد در وقت مناسب تحویل مسئول دهد. این کار به مثابه یکی از دلایل مهم ایجاد این شغل در جهان جدید شده است. برای مثال ما همواره با مشکلاتی چون نوسان قیمت ارز و یا تحریم‌ها مواجه هستیم و این موضوع اقتضا می‌کند که شرکت‌ها در انتخاب مدیر خرید و تدارکات خود دقت خاصی داشته باشند.
نکته آخر شفافیت در فرآیند خرید است. از آن جا که بخش زیادی از هزینه‌های شرکت خرید کالا است، ممکن است مشکلات مالی فراوانی در جریان خرید ایجاد شود و یا اشکالاتی در حسابداری و یا متهم کردن افراد به وجود بیاید. به همین دلیل چند موضوع باید توسط مدیر خرید و تدارکات رعایت شود نکته اول دریافت فاکتور از فروشنده بدون دخالت خریدار است. نکته دوم حسابرسی در بازه زمانی مشخص است. نکته سوم مشخص نمودن فروشنده و ارائه اطلاعات کامل فروشنده است. موضوعات فوق باعث می‌شود تا تنش‌ها و مشکلات در این حوزه تا حد ممکن کاهش پیدا کند.

تحصیلات مدیر خرید و تدارکات

مدیر خرید و تدارکات را باید به سه سطح تقسیم بندی نمود تا در مورد تحصیلات آن بتوان سخن گفت. در سطح نخست می‌توان شرکت‌ها و مجموعه‌های کوچک را در نظر گرفت که عمدتا نیاز‌های چون خرید غذا و تامین نوشت افزار را مسئول خرید خود می‌سپارند و این موضوع چندان نیازی به تحصیلات خاص ندارد و عموما با دیپلم هم قابل انجام دادن است. در بسیاری از شرکت‌ها نیز آبدارچی‌ها این وظیفه را بر عهده دارند که ممکن است تحصیلاتی کمتر از دیپلم هم داشته باشند.
در سطح دیگر باید از متخصصان خرید صحبت کرد. همان مثالی که در مورد شرکت‌های ساخت و ساز آوردیم را به یاد بیاورید، در نمونه‌های مشابه آن معمولا از تخصص و تحصیلات بیشتری استفاده می‌شود. چون حجم خرید در این موراد بسیار زیاد است مدیر خرید باید توانایی محاسبه در مقادیر زیاد را داشته باشد به همین دلیل نیز استخدام افرادی که لیسانس داشته باشند بیشتر صورت می‌گیرد. البته در این سطح مدیر خرید به تخصص و توانایی در خرید اجناس، مدیریت زمان و هزینه‌ها نیز توجه زیادی می‌شود.
در سطح سوم با مدیر خرید و تدارکات حرفه‌ای سر و کار داریم. مدیرانی که عمدتا اجناس غیر قابل دسترس را برای شرکت‌ها تامین می‌کنند. این مدیران معمولا دارای تحصیلات عالیه در تجارت و بازرگانی هستند و با قواعد خرید و فروش در بازار‌های بین المللی نیز آشنا می‌باشند. در این سطح مدیران خرید به منزله تجاری عمل می‌کنند که تحت قرارداد‌های حرفه‌ای با شرکت‌ها اقدام به خرید کالا می‌کنند. بنابراین اگر قصد ورود به این شغل در سطح سوم را دارید باید در رشته‌های مدیریت، بازرگانی، تجارت، اقتصاد و غیره تحصیل کنید و همچنین در امر بازار‌های جهانی بسیار فعال عمل کند. زبان انگلیسی یکی از شروط مهم و حداقل شرط برای ورود نیز به حساب می‌آید.

درآمد، بازارکار و وضعیت استخدامی مدیر خرید و تدارکات

مدیر خرید و تدارکات متاسفانه بازار کار خوبی ندارد. این شغل از نظر وضعیت استخدامی در وضعیت مطلوبی به سر نمی‌برد. به شکلی که در سایت‌های مختلف و در نیازمندی‌ها هم به سختی می‌توان چنین آگهی‌هایی پیدا کرد. این شغل نیز مانند بسیاری از مشاغل چندان اهمیتی به آن داده نشده است و افراد کمی در آن مشغول به کار هستند.
اما عمده بازار کار این شغل در کارخانه‌هایی که نیازمند مواد اولیه هستند، شرکت‌ها، صنایع مختلف و حتی دانشگاه‌ها و مجموعه‌هایی مانند تیم‌های ورزشی نیاز به مدیر خرید و تدارکات دارند.
میزان حقوق و درآمد این افراد نیز بسته به سطوحی که در آن فعالیت می‌کنند متفاوت است. برای مثال مدیر خرید و تدارکات در شرکت‌های عادی و کوچک بیش از یک میلیون و دویست هزار تومان حقوق دریافت می‌کنند. در سطح متوسط معمولا بیش از سه میلیون تومان حقوق دریافت می‌کنند و در سطح تخصصی درآمد این افراد بیش از د میلیون تومان هم برآورد شده است