آشنایی با شغل منشی

نوشته شده توسط

باجاب

آشنایی با شغل منشی

منشی جهت برنامه ریزی و پیشبرد امور در همه دفاتر استخدام میشود. از آنجا که برنامه ریزی و نظم دادن به امور مشتریان و جذب مشتری بسیار اهمیت دارد. تقریبا همه افراد برای خود منشی استخدام میکنند. منشیان در مراکز مختلف وظایف متعددی دارند اما در همه جا یک ماهیت خاص برای این شغل وجود دارد که این موضوع لزوم استخدام آنها را ایجاد میکند.

منشیان انواع مختلفی هستند که در این یادداشت به بررسی وظایف، مهارتها و امور مختلفی که پیرامون این شغل وجود دارد میپردازیم و تالش میکنیم تمام پرسشهایی که ممکن است برای عالقمندان و یا شاغالن در این کار وجود دارد را پاسخ دهیم. برای مثال عدهای عالقه دارند بدانند چگونه ارتباط بهتری با شغل خود برقرار کنند و یا چگونه میتوانند در شغل خود موفق باشند. همچنین بسیاری در خصوص شرایط استخدام و دستمزد پرسشهایی دارند. برای دریافت پاسخ این پرسش ها ادامه متن را به دقت دنبال کنید.

انواع منشی

چند معیار را میتوان برای این دسته بندی در نظر گرفت. یکی از معیارهای معمول ساعت کاری منشیان است. با توجه به این معیار منشی تمام وقت و نیمه وقت بهترین دسته بندی است. استخدام منشی تمام وقت معموال در مراکزی صورت می گیرد که همواره مشتریانی به صورت ثابت وجود دارد مانند یک روانپزشک. اما در کنار این موضوع منشیانی نیز هستند که به صورت نیمه وقت مشغول به کارند. برای مثال همان روانپزشک را در نظر بگیرید که در طول هفته تنها دو بار به مطب خود مراجعه میکند قاعدتا نیاز به منشی تمام وقت ندارد و تنها در زمان و ساعات خاصی نیاز به حضور منشی است. در کنار این معیار میتوان حضور یا عدم حضور در محل کار را نیز به عنوان شاخص دیگری در نظر گرفت. احتماال برایتان جالب و یا عجیب باشد که در مورد منشی غیر حضوری صحبت کنیم اما بسیاری از شرکتها به صورت تلفنی و اینترنتی از منشیان خود بهره مند میشوند. استخدام این منشیان در شرایط خاص کاری و به دلیل خدمات متفاوتی که ارائه میشود. برای مثال یک موسسه مشاوره تلفنی را در نظر بگیرید که افراد خدمات خود را غیر حضوری دریافت میکنند در این شرایط منشی نیز ملزم به حضور در محل کار نیست و می تواند درخواست ها را به صورت الکترونیکی برای کارفرما بفرستد تا خدمات مورد نیاز انجام شود. اما شاخص سوم بر اساس نوع کار است. منشی مطب، منشی شرکت، منشی آموزشگاه، منشی تلفنی، منشی اداری، منشی رستوران و انواع دیگری که بر حسب نوع کار مشخص خواهد شد.

منشی مطب؛ پزشکها بیش از سایر مشاغل مراجعه کننده دارند به همین دلیل نیز در صورتی که یک روز هم منشی نباشد نمی توان تصور کرد کار پزشک درهای پیش برود. منشیان مطب معمولا علاوه بر نظم دادن به بیماران، در امور وقت دهی، بررسی مدارک بیماران، امور نسخه و حتی گاهی به عنوان دستیار پزشکان نیز فعالیت میکنند.

منشی اداره؛ اداره ها معمولا نهادهای رسمی هستند و بسته به نوع و بزرگی هر ادارهای تعداد منشیان نیز تعیین میشود برای مثال در یک اداره بزرگ که معاونان زیادی نیز وجود دارد معمولا برای هر بخش یک منشی در نظر گرفته میشود منشی در این ادارات علاوه بر این که امور مراجعه کنندگان را اداره میکند. جلسات و برنامه های هر مدیر یا معاون را نیز تدارک میبیند. کار منشیان در اداره های رسمی معمولا پیچیده تر است و آنها با امور متنوع تری رو به رو هستند. منشی باید بخش زیادی از مسئولیتهای مدیر را نیز بر عهده بگیرید. معموال همه درخواستها، نامه ها و پیشنهادات به منشی میرسد و حتی در صورتی که قراردادی نیز وجود داشته باشد منشی ابتدا باید آنرا آماده کند سپس مدیر در خصوص آن تصمیم گیری نماید. شرکتها نیز برای پیشبرد بهتر امورشان به منشی نیاز دارند. منشی در هر شرکتی بنا به نوع فعالیتی که انجام میدهد وظایف خاصی را بر عهده دارد. وظایف منشیان شرکتها نیز تقریبا شبیه منشی ادارات است.

منشی آموزشگاهها؛ با توجه به این که در حال حاضر آموزشگاه های بیشماری وجود دارد افراد زیادی نیز به عنوان منشی در این مکانها استخدام شده اند. منشی در آموزشگاه علاوه بر اینکه پاسخگوی سوالات مراجعه کنندگان و مشتریان است به انجام امور ثبت نام و تشکیل پرونده برای افراد نیز میپردازد. منشی علاوه بر این ساعت حضور مربیان و کارآموزان را مشخص میکنند و به تعبیری مسئول مدیریت عملی را نیز بر عهده دارند. برای مثال در یک آموزشگاه موسیقی منشی متقاضیان را ثبت نام میکند. اطلاعات مربیان را ثبت و زمانبندی خاصی برای آنها مشخص میکند و در کنار این موضوعات مسئول رفع اشکالتی که هنگام تدریس ممکن است بروز کند نیز میباشد.

وظایف و مهارتهای منشی

منشی نیز مانند سایر مشاغل بدون داشتن مهارت نمیتواند موفق باشد. بنابراین توانایی و مهارتهای منشی برای انجام وظایف بسیار ضروری است.

عمده مهارتهای منشی به شرح ذیل است:

- توانایی برقراری ارتباط با مشتریان

- فن بیان مناسب و ظاهری آراسته

- تسلط به کامپیوتر

- آشنایی کامل به کار و قوانین کاری

- توانایی برنامه ریزی

- انجام محاسبات مورد نیاز مالی

- توانایی تدارک جلسات و برگزاری آنها - انجام نامه نگاری

- توانایی تهیه گزارش از جلسات

- برقراری ارتباط با مجموعه عمده

موارد فوق بدیهی هستند و نیاز به توضیح چندانی ندارند اما برای آشنایی بیشتر علاقمندان نیاز است تا برخی موارد را بیشتر توضیح دهیم. برای مثال همانطور که گفتیم بسیاری از منشیان نقش جذب مشتری را نیز دارند مانند مشتریان تلفنی و یا مشتریان آموزشگاهها. آراستگی و فن بیان مناسب کمک زیادی به آنان در جذب مشتری خواهد کرد به همین دلیل نیز مراکز مختلف تاکید زیادی بر این موضوع دارند. در صورتی که منشی نتواند برخورد شایستهای با مشتری، بیمار و یا مراجعه کننده داشته باشد قاعدتا دلیلی برای ادامه همکاری با ایشان وجود نخواهد داشت. منشی باید با قوانین کاری خود آشنا باشد. برای مثال اگر منشی یک مطب هستید باید آئین نامه کاری آن شغل را به خوبی مطالعه کرده باشید و یا با تخلفات آن آشنا باشید در غیر این صورت هر لحظه ممکن است مرتکب تخلفی شوید که دامن گیر شما باشد. منشی باید توانایی نامه نگاری و گزارش نویسی را داشته باشد. معمولا در مراکز رسمی و اداری این وظیفه برای منشیان اهمیت بیشتری دارد. معمولا نامه نگاری مستلزم مهارت و تونایی است که تنها از طریق مطالعه و آموزش حاصل میشود. بنابراین اگر قصد دارید در یک اداره یا شرکت منشی باشید حتما شیوه های مختلف نامه نگاری را یاد بگیرید. در کنار این موارد نکته دیگری نیز حائز اهمیت است. بسیاری از منشیان مجری جلسات هر شرکت و اداره هستند. بنابراین بهتر است تا تواناییهای خود برای سخنرانی و مجری گری را نیز بالا ببرید. همه منشیان نیاز دارند تا با اصول حسابداری به صورت حداقلی آشنا باشند. چرا که منشی تا حدودی صندوقدار نیز محسوب میشود. در مطب پزشکان هزینه های ویزیت به منشی پرداخته میشود. در مراکز مشاوره تعیین میزان هزینه و دریافت وجه با منشی است.در شرکتها و ادارات نیز به همین صورت است. منشی جدای از یک مجموعه نیست. معمولا منشی مسئول دفتر نیز به حساب میآید و یا بهتر بگوییم منشی مسئول دفتر است. مسئول دفتر وظیفه برقراری ارتباط با سایرین را نیز بر عهده دارد. برای مثال در یک شرکت که کارمندان و معاونین بسیار زیادی وجود دارد منشی باید بتواند با برخورد مناسبی که با سایرین دارد ارتباط خوبی با آنها نیز برقرار کند. هر چه حس تعامل و همکاری میان اعضای یک سیستم بیشتر باشد احتمالا موفقیت آنها نیز بسیار زیاد خواهد .

 

تحصیلات منشی

برای ورود به این شغل نیاز نیست تا در رشته خاصی تحصیل کرده باشید. تنها مهارتها و تواناییهای فوق را یاد بگیرید کافی است. البته با توجه به این که انجام امور فوق مستلزم داشتن تحصیالت است حداقل مدرک دیپلم است. اما در حال حاضر شرکتها و ادارات افرادی را انتخاب میکنند که حداقل لیسنانس داشته باشند. معموال شانس خانمها نسبت به آقایان برای ورود به این شغل بسیار بیشتر است به صورتی که آقایان وقتی آگهی استخدام منشی میبینند اصلا آن را باز نمیکنند چرا که شانسی برای استخدام خود قائل نیستند و آن را یک شغل زنانه به حساب میآورند.

درآمد و استخدام منشی

درآمد منشی مانند یک کارمند عادی است و تفاوت چندانی با آن ندارد. با توجه به ساعت کاری و میزان وظایفی که برای آنها تعریف میشود دستمزدی نیز در نظر گرفته شده است. در شهرهای بزرگ مانند تهران، شیراز، مشهد و اصفهان معمولا بیش از دو میلیون تومان برای منشیان تمام وقت در نظر گرفته اند و برای منشیان نیمه وقت نیز حداقل دستمزد حقوق کار محاسبه میشود اما در بسیاری از شرکتها خصوصی به دلیل وظایف بیشتری که ممکن است برای منشیان تعریف شود درآمد آنان نیز بیشتر خواهد شد. پرسشی که بسیاری مطرح میکنند در خصوص امکان ارتقا منشیان است. پاسخ تقریبا منفی است. منشی تقریبا منشی است و نمیتوان منشی حرفهای و غیر حرفهای را از هم تفکیک کنیم حتی اگر بتوانیم این کار را نیز انجام دهیم تفاوت چندانی در جایگاه منشی به وجود نمیآید و حقوقشان تغییر زیادی نخواهد کرد. در حال حاضر مراکز بسیار زیادی اقدام به استخدام منشی میکنند. همانطور که در ابتدای متن نیز اشاره داشتیم، فروشگاه ها، رستوران ها، اداره ها، مطب ها، شرکت ها، کارگاه ها و کارخانه ها اقدام به استخدام منشی میکنند. شرایط استخدام منشی نیز به گونهای است که افرادی که دارای تحصیلات بیشتر، ظاهری آراسته تر، رشتهای مرتبط تر، و سایر تواناییها هستند در اولویت قرار دارند.

نظری برای این مقاله ثبت نشده است

اخبار استخدامی